Ein Arbeitsprozess
Der ganze Auftrag auf einer Karte: wer für welchen Schritt verantwortlich ist und wer die Arbeit abnimmt
Sie wählen einen Ablauf, wir erstellen die Karte: Etappen, Verantwortliche, Übergaben und Abnahmebedingungen. Ergebnis ist ein abgestimmtes PDF, offene Punkte stehen gesondert zur Entscheidung.
- Umfang
- Ein gewählter Ablauf
- Ergebnis
- Abgestimmtes PDF
01 / Aufbau des Dokuments
Die ganze Kette auf einen Blick
Vom Eingang über Etappen und Übergaben zum Ergebnis
Etappen und Verantwortliche
Übergabe und Abnahme
Unterlagen und offene Entscheidungen
02 / Problem
Der Inhaber muss Aufträge ständig verfolgen und eingreifen
Der Auftrag ist angenommen, aber nicht alle Unterlagen liegen vor, und der Fertigung fehlt Material. Das Material ist da, aber niemand hat bestätigt, dass es losgehen kann. Der Fehler fällt erst beim Kunden auf. Um herauszufinden, wo es hakt, wer aufhält und was zu tun ist, telefonieren Sie wieder hinterher und entscheiden für Ihre Leute.
Jeder kennt nur seinen Abschnitt
Der Mitarbeiter hat seinen Teil erledigt, sieht aber nicht, was der Nächste braucht. Die ganze Kette hat der Inhaber oder eine erfahrene Führungskraft im Kopf.
Übergeben, aber nicht abgenommen
Der eine hält die Arbeit für erledigt, der andere wartet auf Unterlagen oder Klärung. Was übergeben wird und wie die Abnahme bestätigt wird, ist nicht vereinbart.
Absprachen gibt es nur in den Köpfen
Die Zusammenarbeit ändert sich mit den Leuten. Dem Neuen erklärt man seine Aufgaben; wie sie mit der Arbeit der Kollegen zusammenhängen, findet er unterwegs heraus und versteht es auf seine Weise.
03 / Nutzen für den Inhaber
Sie sehen, wer für jede Etappe und jede Übergabe verantwortlich ist
Sie erhalten eine Prozessdokumentation für einen Ablauf: abgestimmt, mit den Ergebnissen der Etappen und den Regeln der Zusammenarbeit.
Sie sehen, ob Führungskräfte und Mitarbeiter gleich verstehen, wann eine Arbeit fertig ist und was weitergehen muss. Sichtbar wird auch, wo ein Verantwortlicher, eine Unterlage oder eine gemeinsame Entscheidung fehlt.
Die Führungskraft hat eine Grundlage, um die ganze Kette zu steuern. Die Beteiligten kennen die Anforderungen an die Übergabe. Sie können über eine konkrete Etappe und ihr erwartetes Ergebnis sprechen.
04 / Was Sie erhalten
Am Ende erhalten Sie den abgestimmten Ablaufplan als PDF
Das Dokument verbindet das Ablaufschema mit einer Beschreibung der Etappen. Lücken und Fragen, über die Ihr Betrieb entscheiden muss, stehen gesondert.
Für wiederkehrende Arbeit, die durch mehrere Personen, Stellen oder Abteilungen geht. Zum Beispiel von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung oder von der Montageanfrage bis zur Abnahme. Beginn, Ende und Umfang der Kette stimmen wir vor der Beschreibung ab. Besonders hilfreich ist er, wenn den ganzen Ablauf nur der Inhaber kennt, die Beteiligten Übergaben unterschiedlich verstehen oder der Ablauf in einer neuen Kolonne, Filiale oder Abteilung wiederholt werden soll.
Zweck, Beginn und Endergebnis des Ablaufs. Ein Schema der Etappen, ihre Reihenfolge, abgestimmte Varianten und Rückläufe. Für jede Etappe: was hineingeht, wer verantwortlich ist, was entstehen muss und woran das Ergebnis als fertig erkennbar ist. Für jede Übergabe: wer was in welcher Form übergibt, mit welchen Unterlagen, an wen und wie die Abnahme bestätigt wird. Der Verantwortliche für den ganzen Ablauf, Verweise auf gültige Unterlagen und das Wissen, das zum Verständnis nötig ist. Eine eigene Liste nicht abgestimmter Regeln, Widersprüche und fehlender Entscheidungen. Ein Ablaufplan beschreibt einen gewählten Ablauf. Fehlt in Ihrem Betrieb eine Kennzahl, eine Regel oder eine abgestimmte Entscheidung, halten wir die Frage für Sie fest.
05 / Erstellung
Wir erarbeiten den Ablauf mit den Beteiligten
Die Dauer hängt vom Umfang des Ablaufs ab. Vor Beginn stimmen wir die Grenzen des Ablaufs und die Mitwirkung der Mitarbeiter ab. Dafür brauchen wir Unterlagen, Zeit der Beteiligten und Ihre Prüfung der Beschreibung.
Beginn, Ende und Umfang abstimmen
Mit Ihnen wählen wir den Ablauf und bestimmen Zweck, Endergebnis und Beteiligte. Wir erhalten die gültigen Unterlagen und Beispiele echter Aufträge.
Etappen und Übergaben aufschlüsseln
Der Projektleiter spricht mit dem Verantwortlichen für den Ablauf und klärt Einzelheiten mit den wichtigsten Beteiligten. Wir klären, was sie erhalten, herstellen und einander übergeben.
Die Arbeit zu einer Karte verbinden
Wir beschreiben Reihenfolge, Ergebnisse, Verantwortliche, Unterlagen und Abnahmebedingungen. Abweichungen zwischen den Darstellungen der Mitarbeiter und fehlende Regeln legen wir zur Abstimmung vor.
Ablauf abstimmen und PDF übergeben
Vertreter Ihres Betriebs prüfen die Beschreibung. Wir präzisieren den abgestimmten Teil, vermerken offene Fragen und erstellen das fertige Dokument.
06 / Nach der Übergabe
Alle Beteiligten arbeiten nach demselben Ablauf
Um die Arbeit eines Beteiligten genau zu beschreiben, eignet sich der Einarbeitungsplan für eine Position. Um die Ausführung der Arbeitsgänge zu zeigen, eignen sich Video-Arbeitsanweisungen. Umfang und Preis klären wir gesondert.
Gehen Sie die Karte mit den Führungskräften durch
Gehen Sie die Kette ganz durch. Prüfen Sie das Ergebnis jeder Etappe, die Verantwortlichen und die Übergaben zwischen den Beteiligten.
Zeigen Sie den Mitarbeitern, wie ihre Arbeit zusammenhängt
Erklären Sie, was jeder erhält, was er weitergeben muss und wer seine Arbeit abnimmt. Zeigen Sie dem Neuen, wo seine Aufgaben im Ablauf stehen.
Prüfen Sie Übergaben und klären Sie Abweichungen
Nutzen Sie die abgestimmten Anforderungen, wenn Arbeit liegen bleibt oder zurückkommt. Entscheiden Sie gesondert über die Lücken, die im Dokument vermerkt sind.
Nutzen Sie die Karte, wenn das Team wächst
Stützen Sie sich auf den Ablauf, wenn eine neue Kolonne oder Abteilung ihn übernimmt. Ändert sich die Arbeit, prüfen und aktualisieren Sie die Beschreibung.
07 / Rechtlicher Rahmen
Der Ablaufplan entsteht aus Gesprächen und Unterlagen, ohne Videoaufnahmen
Für den Ablaufplan wird nicht gefilmt. Welche Daten wir verarbeiten, klären wir trotzdem vor dem Start.
Wir arbeiten mit Gesprächen, gültigen Unterlagen und Beispielen echter Aufträge. Personenbezogene Daten, die darin vorkommen, verarbeiten wir nach der DSGVO; Einzelheiten regeln Datenschutzerklärung und Vertrag.
Folgen später Video-Arbeitsanweisungen, klären wir Datenschutz und die Beteiligung des Betriebsrats vor dem ersten Dreh. Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, kann seine Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berührt sein. Gefilmt werden in der Regel Hände und Arbeitsschritte statt Gesichter, und nur mit schriftlicher Einwilligung der Beteiligten. Was mit Aufnahmen geschieht, wenn ein gefilmter Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder seine Einwilligung widerruft, legen wir vor dem Dreh fest.
Die Hinweise beziehen sich auf Deutschland. Für Österreich und die Schweiz klären wir die Rechtslage vor dem Start gesondert. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Die rechtliche Prüfung für Ihren Betrieb liegt bei Ihnen und Ihren Beratern.
09 / Grenzen des Produkts
Der Ablaufplan hält die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten fest
Er zeigt die Reihenfolge und die Anforderungen an die Ergebnisse. Über gefundene Lücken entscheiden Ihre Führungskräfte, und sie sorgen dafür, dass der abgestimmte Ablauf eingehalten wird.
- Er ist keine Beschreibung aller Abläufe des Unternehmens in einem Dokument, kein Projekt zum Umbau oder zur Optimierung der Arbeit, keine Automatisierung oder Einführung von Software und keine detaillierte Anleitung für einzelne Arbeitsgänge.
- Was er nicht ersetzt: Entscheidungen Ihres Betriebs über fehlende Regeln und Vorgaben; das Vormachen von Handgriffen und die Praxis; die Einarbeitung der Mitarbeiter und die Kontrolle der Arbeit; Übersetzung und Einarbeitung in den Sprachen des Teams.
Der Ablaufplan passt, wenn sich der Ablauf wiederholt, seine Grenzen feststehen und Mitarbeiter verfügbar sind, die die echte Arbeit kennen. Muss der Ablauf erst geschaffen oder umgebaut werden, ist dafür eine eigene Arbeit nötig. Der Ablaufplan allein beseitigt keine Verzögerungen und Fehler.
10 / Nächster Schritt
Beschreiben Sie uns den Ablauf, mit dem Sie beginnen möchten
Schreiben Sie, welche Kette Sie durchschaubar machen wollen und wo Sie heute eingreifen müssen. Wir bestätigen Ihre Anfrage innerhalb eines Werktags schriftlich und setzen Sie auf die Warteliste. Welche Grenzen des Ablaufs sinnvoll sind, wer mitwirken sollte und welche Unterlagen wir zum Start brauchen, schreiben wir Ihnen, sobald wir Ihre Anfrage geprüft haben.