Mentoren sind überlastet
Ihre besten Fachleute erklären neuen Kollegen immer wieder dasselbe.
01 / Bekannte Lage
Die Mentoren kommen mit dem Einarbeiten nicht mehr hinterher
Ihr Betrieb stellt regelmäßig für mehrere Stellen ein, und die Mentoren schaffen die Einarbeitung nicht. Der Inhaber ist bei jeder Einarbeitung selbst dabei und möchte die tägliche Organisation an benannte Mitarbeiter abgeben.
Standards weichen ab
Kolonnen, Schichten oder Standorte geben verschiedene Fassungen derselben Arbeitsweise weiter.
Materialien hängen nicht zusammen
Selbst wenn es Anweisungen gibt, fehlen Einarbeitungswege, Prüfungen und eine klare Verantwortung für das Ergebnis.
Die Einarbeitung hängt an der Führungskraft
Für jeden neuen Mitarbeiter muss sie die Einarbeitung persönlich organisieren.
02
Ihr Betrieb braucht ein funktionierendes Wissenssystem
Die Videoakademie wird gebraucht, wenn ein neuer Bereich öffnet, der Betrieb wächst oder Mitarbeiter in mehreren Sprachen eingearbeitet werden. Sie legt eine Reihenfolge fest, in der der Fortschritt sichtbar ist und klar ist, wer die Einsatzbereitschaft bestätigt hat. So wird Wissensmanagement im Unternehmen Teil der täglichen Einarbeitung.
03 / Was Sie erhalten
Das Wissenssystem des Unternehmens
Die Videoakademie ist das Wissenssystem Ihres Unternehmens für mehrere Stellen. Sie verbindet die Erfahrung Ihrer besten Fachleute, Einarbeitungspläne, Video-Arbeitsanweisungen, Einarbeitungswege, praktische Aufgaben und die Prüfung der Einsatzbereitschaft.
Einarbeitungsplan für eine Position
Beschreibt den Aufbau der Stelle und bildet die Grundlage der Einarbeitungsmaterialien. Er entsteht für die Stellen im Projekt, im vereinbarten Umfang.
Ablaufplan für einen Arbeitsprozess
Beschreibt die Reihenfolge der Abläufe und bildet die Grundlage der Materialien. Nötige Ablaufpläne werden erstellt oder als gültig abgestimmt.
Video-Arbeitsanweisung für eine Stelle
Zeigt, wie die Arbeit einer Stelle oder eines Ablaufs ausgeführt wird. Bei einem Gesamtauftrag entstehen Einarbeitungspläne und Video-Arbeitsanweisungen als Etappen der Videoakademie.
Wissenssystem des Unternehmens
Verbindet die Materialien mehrerer Stellen mit Einarbeitungswegen, Praxis, Prüfung und Verantwortung. Der Start der Einarbeitung gehört dazu.
04
Benannte Mitarbeiter organisieren die Einarbeitung, und Inhaber und Wissensträger müssen nicht ständig dabei sein
Ihr Betrieb erhält ein System, nach dem benannte Mitarbeiter die Einarbeitung organisieren, das Gelernte prüfen und über die Einsatzbereitschaft entscheiden.
05 / Inhalt
Woraus die Videoakademie des Unternehmens besteht
Allgemeine Unternehmensmaterialien, Einarbeitungspläne und Video-Arbeitsanweisungen werden mit der Reihenfolge von Einarbeitung und Prüfung verbunden. Ausstattung und Umfang legen wir im Angebot fest.
Leitbild und Strategie. Wofür das Unternehmen steht und wohin es sich entwickelt, als Teil der allgemeinen Einarbeitungsmaterialien.
Vorstellung durch die Geschäftsführung. Ein Video, in dem die Geschäftsführung Leitbild, Strategie und Produkt des Unternehmens vorstellt.
Videorundgang. Ein Rundgang durch das Unternehmen, damit der Mitarbeiter dessen Arbeit kennenlernt.
Einarbeitungspläne. Einarbeitungspläne für die Stellen im Projekt, im vereinbarten Umfang.
Überblick über die Abläufe. Ein Überblick über die Produktionsabläufe. Der Ablaufplan für einen Arbeitsprozess beschreibt ihre Reihenfolge und wird im vereinbarten Umfang genutzt.
Video-Arbeitsanweisungen. Video-Arbeitsanweisungen für die gewählten Stellen, für das Projekt erstellt oder angepasst.
Fragen und Aufgaben. Kontrollfragen und praktische Aufgaben in den Einarbeitungswegen.
Mentoren und Verantwortlicher. Einweisung der Mentoren und des Verantwortlichen für das System. Umfang und Form werden für das Projekt vereinbart.
Prüfung der Einsatzbereitschaft. Wie die Einsatzbereitschaft eines Mitarbeiters geprüft und festgehalten wird. Die Prüfung nimmt Ihr Mentor ab, die Freigabe zur Arbeit erteilt der Arbeitgeber.
Erster Durchlauf. Begleitung der ersten neuen Mitarbeiter durch jede vereinbarte Video-Arbeitsanweisung und Festhalten der Ergebnisse gemeinsam mit dem Mentor.
Aktualisierungsplan. Ein Plan, wie das System aktuell bleibt. Aktualisierungen, Betreuung und neue Stellen werden in einem gesondert vereinbarten Umfang beauftragt.
Weitere Sprachfassungen, Integrationen, eine Karte der Karrierestufen, Übungen zu typischen Fehlern und Berichte an den Inhaber sind nicht automatisch enthalten. Umfang und Bedingungen werden gesondert vereinbart.
06 / So entsteht sie
Von den Projektzielen bis zum Start der Einarbeitung
Standartisator erstellt die Materialien, dreht die Videos und koordiniert die Einführung.
Ziele, Grenzen und vorrangige Stellen festlegen
Grundlage sind die echten Abläufe Ihres Betriebs und die Erfahrung Ihrer besten Fachleute.
Unterlagen sichten, Einarbeitungspläne erstellen
Bereits gekaufte Einarbeitungspläne und Video-Arbeitsanweisungen nutzen wir, wenn sie dem vereinbarten Standard entsprechen und aktuell sind.
Video-Arbeitsanweisungen, Wege, Fragen und Aufgaben erstellen
Fehlende Materialien, Anpassung, Bereitstellung und Organisation der Einarbeitung werden gesondert bewertet.
Rollen und Prüfablauf organisieren
Die Einarbeitung auf den übrigen Stellen starten wir nach dem vereinbarten Startplan.
Einarbeitung starten und Ablauf übergeben
Nach dem ersten Start werten wir Schwierigkeiten aus und übergeben, wie das System weiter genutzt wird.
07 / So lernt der Neue
Jede Stelle hat ihren eigenen Einarbeitungsweg
1. Zuweisen und lernen
Der Mitarbeiter bekommt einen Weg zugewiesen. Er geht die allgemeinen Unternehmensmaterialien, die Einarbeitungspläne und Video-Arbeitsanweisungen seiner Stelle durch und beantwortet Kontrollfragen.
2. Praktische Aufgaben
Er erledigt Aufgaben im Betrieb unter Aufsicht benannter Kollegen. Ihr Mentor prüft, was er gelernt hat.
3. Prüfung und Entscheidung
Die Ergebnisse werden festgehalten. Der Mentor bestätigt die Einsatzbereitschaft, der Arbeitgeber entscheidet über die selbstständige Arbeit.
08
Die Einarbeitung organisieren Ihr Verantwortlicher für die Videoakademie und Ihre Mentoren
Standartisator erstellt die Materialien und hilft bei der Einführung. Einarbeitung, Praxis, Prüfung und Freigabe organisiert der Arbeitgeber. Das anschauliche Video ergänzt Praxis und Verständnisprüfung.
09 / Prüfbares Ergebnis
Wann die Videoakademie als eingeführt gilt
Ihr Betrieb kann die Einarbeitung nach festem Ablauf wiederholen. Zugänge sind eingerichtet, ein Verantwortlicher ist benannt, Mentoren nehmen die Praxis ab, Ergebnisse werden festgehalten.
Materialien, Zugänge und Rollen. Die gewählten Stellen und Einarbeitungswege sind beschrieben. Die nötigen Einarbeitungspläne und Video-Arbeitsanweisungen sind erstellt oder als gültig abgestimmt. Zugänge sind eingerichtet. Verantwortlicher und Mentoren sind von Ihrem Betrieb benannt.
Einarbeitung und Übergabe. Wie Materialien, Praxis und Prüfung ablaufen, ist allen Beteiligten klar. Ergebnisse werden festgehalten. Der erste echte Mitarbeiter hat Einarbeitung und Prüfung durch Ihren Mentor durchlaufen. Ihr Betrieb hat den Ablauf für die nächsten Mitarbeiter erhalten.
Hauptkennzahl des Projekts: die Zeit von der Zuweisung der Einarbeitung bis zur Bestätigung der Einsatzbereitschaft durch den Mentor. Zusätzlich werden der Aufwand des Mentors, wiederholte Fragen und Fehler in der Einarbeitung ausgewertet. Berichte und Ausgangswerte legen wir für das Projekt fest.
10 / Für wen und womit beginnen
Wählen Sie die Stellen und legen Sie fest, wer im Team mitwirkt
Die Videoakademie ist für neue und bestehende Mitarbeiter der einbezogenen Stellen gedacht. Die Entscheidung trifft der Inhaber oder der Projektleiter auf Ihrer Seite. Wissensträger sind Bereichsleiter und Ihre besten Fachleute.
Was Ihr Betrieb beiträgt
Zugang zu Inhaber, Führungskräften und Wissensträgern. Vorhandene Unterlagen und Zugang zum Arbeitsplatz. Abstimmung von Stellen, Abläufen, Einarbeitungswegen und Kriterien der Einsatzbereitschaft. Benennung von Verantwortlichem und Mentoren, Organisation von Praxis, Prüfung und Freigabe. Ein echter Mitarbeiter für den ersten Durchlauf.
11 / Rechtlicher Rahmen
Datenschutz und Betriebsrat klären wir vor dem ersten Dreh
Die Videoakademie arbeitet mit Videoaufnahmen aus Ihrem Betrieb. Die folgenden Punkte gehen wir vor Projektbeginn mit Ihnen durch.
Datenschutz. Wir legen gemeinsam fest, wozu die Aufnahmen und die Ergebnisse der Einarbeitung dienen, wer Zugriff hat und wie lange sie gespeichert werden. Personenbezogene Daten verarbeiten wir nach der DSGVO.
Betriebsrat. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, kann die Einführung seine Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berühren, wenn eine technische Einrichtung geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Das kann auch für das Festhalten von Prüfergebnissen gelten. Wir empfehlen, den Betriebsrat früh einzubeziehen.
Hände statt Gesichter. Gefilmt werden in der Regel Hände, Werkzeuge und Arbeitsschritte, keine Gesichter. Wer vor der Kamera steht, legen Sie fest.
Schriftliche Einwilligung. Vor dem Dreh willigen die gefilmten Mitarbeiter schriftlich ein. Ohne Einwilligung filmen wir nicht. Was mit Aufnahmen geschieht, wenn ein gefilmter Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder seine Einwilligung widerruft, legen wir vor dem Dreh fest. Deshalb filmen wir vor allem Hände und Arbeitsschritte.
Die Hinweise beziehen sich auf Deutschland. Für Österreich und die Schweiz klären wir die Rechtslage vor dem Start gesondert. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Die abschließende Prüfung für Ihren Betrieb liegt bei Ihnen und Ihren Beratern.
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Wann ein anderes Format besser passt
- Eine Video-Arbeitsanweisung reicht, ein gemeinsames System ist nicht nötig.
- Sie stellen selten ein, und die Einarbeitung kostet wenig.
- Es gibt keine feste Arbeitsweise oder keine erreichbaren Wissensträger.
- Das Team ist nicht bereit mitzuwirken, Einarbeitung zuzuweisen und die Praxis zu prüfen.
- Gesucht ist nur eine Plattform, eine Berufsausbildung oder ein Umbau der Abläufe.
Preis und Dauer werden für das konkrete Projekt bestimmt.
Die Dauer hängt von der Zahl der Stellen, dem Stand der Unterlagen und dem Umfang der Einführung ab. Den Preis berechnen wir einzeln, die Zahlungsbedingungen regeln Angebot und Vertrag.
13 / Fragen von Inhabern
Was Sie vor dem Start wissen sollten
Ein Satz Dateien wird zur Videoakademie, wenn die Einarbeitung nach festem Ablauf wiederholt wird: Zugänge sind eingerichtet, ein Verantwortlicher ist benannt, Praxis und Prüfung sind organisiert, Ergebnisse werden festgehalten. Die Aufgabe kann an einen neuen Verantwortlichen übergehen, ohne dass das System neu aufgebaut werden muss.
Einarbeitungspläne und Video-Arbeitsanweisungen nutzen wir, wenn sie dem vereinbarten Standard entsprechen und aktuell sind. Fehlende Materialien, Anpassung, Bereitstellung und Organisation der Einarbeitung bewerten wir gesondert. Wie bereits gekaufte Produkte angerechnet werden, steht im Angebot.
Ja. Der Verantwortliche organisiert die Einarbeitung, Ihre Mentoren nehmen die Praxis ab und prüfen die Einsatzbereitschaft. Der Arbeitgeber erteilt die Freigabe zur Arbeit. Wechselt die Person, gehen Aufgabe und Ablauf an die Nachfolge über.
Die Grundsprache legen wir im Angebot fest, weitere Sprachfassungen werden gesondert vereinbart. Das anschauliche Video wird durch eine Prüfung von Verständnis und Handgriffen ergänzt. Eine Berufsausbildung und vorgeschriebene Qualifikationen ersetzt es nicht.
Den Aktualisierungsplan erhalten Sie als Teil des vereinbarten Projekts. Aktualisierungen, neue Stellen, Materialien, Sprachfassungen, Integrationen und laufende Betreuung werden als eigener Umfang beauftragt. Eine unbefristete Betreuung ist nicht automatisch enthalten.
14 / Nächster Schritt
Von einzelnen Materialien zum Wissenssystem des Unternehmens
Der Einarbeitungsplan für eine Position beschreibt den Aufbau einer Stelle. Der Ablaufplan für einen Arbeitsprozess beschreibt die Reihenfolge der Abläufe. Die Video-Arbeitsanweisung zeigt, wie die Arbeit ausgeführt wird. Die Videoakademie verbindet die Materialien mehrerer Stellen mit Einarbeitungswegen, Praxis, Prüfung und Verantwortung. Bei einem Gesamtauftrag entstehen Einarbeitungspläne und Video-Arbeitsanweisungen als Etappen der Videoakademie. Nach der Einführung folgen Aktualisierung und Betreuung im gesondert vereinbarten Umfang: neue Stellen, Überprüfungen und Berichte.
15 / Anfrage
Beschreiben Sie uns das Wissenssystem, das Ihr Betrieb braucht
Schreiben Sie, welche Stellen dazugehören, welche Unterlagen es gibt und wer in Ihrem Team mitwirken kann. Anfragen aus dem deutschsprachigen Raum bestätigen wir innerhalb eines Werktags schriftlich und setzen Sie auf die Warteliste. Welchen Umfang und Startablauf wir vorschlagen und was wir zum Start brauchen, schreiben wir Ihnen, sobald wir Ihre Anfrage geprüft haben.